Informativa privacy

Questa informativa spiega quali dati personali raccoglie FirmaPro (il sito firmapro.it e l'applicazione web), perché li usa, con chi li condivide e quali diritti hai. È scritta per essere letta, non solo firmata.

1. Titolare del trattamento

Motroi Sergiu, Via Gioberti, 25032 Chiari (BS), Italia.
Contatto per ogni richiesta sulla privacy: [email protected].

Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non obbligatorio per questo trattamento.

2. Quali dati trattiamo

Dati dell'account

• indirizzo email e password (conservata solo in forma cifrata, mai in chiaro);
• data di registrazione, di accettazione dei termini e dell'informativa;
• dati tecnici di accesso: indirizzo IP, tipo di browser, data e ora delle richieste, registrati dai fornitori per sicurezza e funzionamento.

Dati della ditta che inserisci

• ragione sociale, nome e codice fiscale del titolare, partita IVA, sede, telefono, email, PEC, IBAN;
• iscrizioni (registro imprese, albo artigiani), abilitazioni, visura e certificazione F-Gas (solo nome del file e date);
• responsabili tecnici (nome, codice fiscale, qualifica), strumenti di misura, logo e firma.

Documenti e clienti

Le dichiarazioni di conformità, i preventivi e l'anagrafica dei tuoi clienti (nome, codice fiscale o P.IVA, indirizzo, email, telefono, firma). Su questi dati vedi il punto 4.

Comunicazioni

Il contenuto delle email che ci scrivi all'indirizzo di contatto.

Non raccogliamo dati di pagamento: il servizio è gratuito. Non usiamo profilazione, pubblicità o strumenti di analisi del comportamento.

3. Perché li trattiamo e su quale base

Fornire i dati dell'account è necessario per usare il servizio: senza, non possiamo creare l'account. Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te.

4. I dati dei tuoi clienti

Quando inserisci in FirmaPro i dati dei tuoi clienti (per una dichiarazione o un preventivo), il titolare di quei dati sei tu, come impresa. FirmaPro li tratta solo per tuo conto e secondo le tue istruzioni, come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Le condizioni sono nei termini del servizio, punto 9.

Firma del preventivo con link. Se invii al cliente il link per la firma, il cliente vede su una pagina riservata (raggiungibile solo con il codice del link) il preventivo con i dati dell'impresa e i propri. Quando accetta o rifiuta registriamo, per tuo conto, nome, firma, data, ora, indirizzo IP, tipo di dispositivo e l'impronta (hash SHA-256) del preventivo firmato, come prova dell'accettazione. Il link smette di funzionare quando lo annulli, modifichi il preventivo o scade.

Registro delle firme. Per ogni firma, sul link o in presenza, conserviamo per tuo conto un registro (nome del firmatario, data e ora, modalità, impronta SHA-256 del documento e, per il link, indirizzo IP e dispositivo) che l'impresa non può modificare. Serve a dimostrare chi ha firmato, che cosa e quando, anche se il documento viene poi cambiato o eliminato. Il registro si conserva finché esiste il tuo account, e comunque non oltre 10 anni dalla firma.

Lo Spazio artigiani non è ancora attivo: i due paragrafi che seguono si applicheranno dalla sua attivazione.

Profilo pubblico nello Spazio artigiani. Se crei il tuo profilo pubblico, i dati che scegli di pubblicare (nome dell'impresa, mestieri, comune, posizione della sede, presentazione, foto, logo e foto dei lavori) sono visibili a chiunque visiti la mappa degli artigiani, dopo la nostra approvazione. Partita IVA, numero REA, telefono, email e visura camerale servono solo alla verifica e non sono pubblicati: la partita IVA viene controllata nel registro europeo VIES della Commissione europea. Puoi modificare o cancellare il profilo in qualsiasi momento.

Richieste dei clienti nello Spazio artigiani. Se chiedi un preventivo dallo Spazio artigiani, il titolare dei tuoi dati è FirmaPro. Trattiamo nome, telefono, email, indirizzo e posizione dei lavori e la descrizione del lavoro per inviare la richiesta a un massimo di 5 artigiani verificati della zona (base giuridica: misure richieste da te, art. 6.1.b GDPR). Il testo della richiesta viene inviato all'intelligenza artificiale di Anthropic, che lo riassume in una scheda chiara e indica il mestiere adatto; nome, telefono, email e indirizzo non vengono inviati all'AI. La scheda è riletta dagli artigiani, che decidono liberamente se rispondere: non ci sono decisioni automatizzate con effetti giuridici su di te. Gli artigiani vedono il tuo nome di battesimo e il lavoro; telefono, email e indirizzo solo se accettano la richiesta. Le richieste si conservano per 12 mesi, poi vengono cancellate. Puoi chiudere la richiesta in qualsiasi momento dal tuo link personale.

5. Chi ci aiuta e trasferimenti fuori dall'UE

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per loro scopi. Ci avvaliamo di fornitori che li trattano per nostro conto come responsabili, vincolati da accordi sul trattamento dei dati:

Compilazione a voce. Il riconoscimento vocale è svolto dal tuo browser (su Chrome e Android dal servizio vocale di Google, su iPhone da Apple). Il testo ottenuto viene inviato ad Anthropic solo per compilare il documento: non viene usato per addestrare i modelli, il fornitore lo conserva solo per un periodo limitato a fini di sicurezza e FirmaPro non lo archivia. Quello che propone l'AI è solo una bozza: l'app la segnala come tale e tocca a te controllarla prima di firmare o inviare il documento. La funzione è facoltativa: puoi sempre compilare a mano.

Per il Regno Unito vale la decisione di adeguatezza della Commissione europea. Per i trasferimenti verso gli Stati Uniti i fornitori aderiscono all'EU-US Data Privacy Framework e/o applicano le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione. Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a [email protected].

Servizi esterni che il tuo browser contatta direttamente. Caratteri tipografici e librerie, comprese quelle per le mappe, sono ospitati sui nostri server: aprendo il sito non vengono contattati servizi come Google Fonts. Alcune funzioni però caricano contenuti da terzi, che ricevono il tuo indirizzo IP e i dati tecnici del browser come avviene per qualsiasi pagina web:

Nessuno di questi servizi viene usato da noi per profilarti o per pubblicità. Le pagine con un link di firma o di richiesta non trasmettono il codice del link a questi servizi.

6. Per quanto tempo

• Account, dati della ditta, clienti e documenti: finché l'account è attivo. Se elimini l'account vengono cancellati subito dal database; le copie di sicurezza dei fornitori vengono sovrascritte nei loro tempi tecnici.
• Account inattivi: dopo 24 mesi senza accessi ti scriviamo; se non rispondi entro 30 giorni l'account può essere eliminato.
• Email di assistenza: fino a 24 mesi dall'ultimo scambio.
• Registri tecnici e di sicurezza: per il tempo stabilito dai fornitori, di norma non oltre 90 giorni.
• Prova del consenso a termini e informativa: per la durata dell'account e fino a 10 anni dopo, per eventuali contestazioni.

Ricorda che la conservazione delle dichiarazioni di conformità prevista dalla legge per la tua impresa resta un tuo obbligo: scarica e archivia i PDF anche fuori da FirmaPro.

7. Come proteggiamo i dati

Connessioni cifrate (HTTPS), password conservate solo come impronta cifrata, regole sul database che consentono a ogni ditta di vedere soltanto i propri dati, accesso amministrativo limitato. Nessun sistema è sicuro al 100%: in caso di violazione dei dati che ti riguardi, ti avviseremo e informeremo il Garante nei casi previsti dalla legge.

8. I tuoi diritti

Puoi in ogni momento chiedere di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne copia (art. 15);
• correggerli (art. 16) e cancellarli (art. 17);
• limitarne il trattamento (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile e trasferirli (art. 20): dall'area account scarichi un backup completo in un file;
• opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21).

Molte operazioni le fai da solo nell'area account (modifica dati, esportazione, eliminazione dell'account). Per il resto scrivi a [email protected]: rispondiamo entro 30 giorni. Hai anche diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Il servizio è rivolto a professionisti e imprese maggiorenni; non trattiamo consapevolmente dati di minori.

9. Modifiche a questa informativa

Se cambiamo in modo rilevante questa informativa, per esempio aggiungendo un fornitore o una nuova finalità, te lo comunichiamo via email o nell'app prima che le modifiche abbiano effetto. La data di aggiornamento è indicata in alto.